影印機是辦公室裡必備的辦公設備，如果企業正在考慮汰換影印機、多功能事務機設備，或者新創公司在草創期資金沒這麼多時，可以參考以下金編整理的影印機功能、事務機租賃價格比較表。

採購全新影印機的價格較高，採購人員評估也需注意後續維修服務的問題，選擇影印機租賃方案，也是一種方式能讓資源發揮大效益。

《目錄》

• 採購人員如何挑選合適的影印機租賃方案？ 
• 使用者需求是挑選影印機／事務機的關鍵！小印量也有租賃方案嗎？
• 影印機／事務機設備租賃全攻略！跟著步驟拆解所有細節！

金儀深耕OA辦公設備產業41年，擁有許多成功案例，協助企業成功打造高效的辦公環境，為解決採購人員在買或租影印機前的無數個疑問，金編深入第一線針對「印量、功能需求及預算規劃」，推薦合適的影印機／事務機買／租賃方案。

如何挑選影印機／事務機？

「公司每個月會印幾張？」抓出每個月的「影印 + 列印+傳真」總印量，每月印量可依現有設備，調閱計張紀錄或以近半年採購辦公影印紙的箱數推算，除了可以大略抓出每月使用成本與單張列印成本外，也能進一步估算出公司需租賃幾台影印機。

Q：影印機0元租賃方案，真有這麼好康？
A：這是廣告文案常有的手法，羊毛出在羊身上，通常０元影印機／事務機租賃方案並不會包含耗材與維修的售後服務，提醒合約內容要仔細看清楚，才不會因小失大！

「使用者需求」是挑選影印機／事務機的關鍵！

採購人員在決定購買或租賃影印機／事務機前，必須確定使用者的需求
像是否會用到彩色列印、A3影印或需要掃描、傳真的功能嗎？此外，設備的操作介面是否簡單易懂，有沒有支援便利的無線連結管道、甚至是手機行動列印功能…等等，也會是選擇設備時要特別注意的地方。
（延伸閱讀：影印機VS印表機｜多功能事務機、印表機推薦挑選重點）

Q：印量不高是否也有適合的租賃方案？
A：金儀提供的事務機租賃方案非常多元，依照顧客每月印量的大小建議最具效益的機種及租賃方案，精省成本避免不必要的浪費。
 

影印機／事務機設備租賃全攻略！

評估完以上的重點需求，金編加碼整理影印機租賃的SOP步驟，讓採購人員們了解影印機租賃流程，順利找到命定影印機。

Step1. 廠商名單蒐集
金編建議大家可以找「與原廠合作的代理商」，相較規模小的經銷商，與原廠合作的代理商在機器品質及售後服務上相對優質且有保障。

Step2. 聯繫廠商
廠商會進一步說明租賃方案。在對租賃服務有一定程度的了解後，便可直接約廠商進行面對面洽談，或至展示中心進一步了解。

Step3. 租賃方案評估
一般會在洽談時了解企業的使用需求，包括目前使用的影印機型號、方案與每月列印量…等，藉由這些資訊進一步提供企業「客製化專屬估價單」。
至於租賃方案的費用，主要是以設備等級來計算出每個月的基本費，同時公司也可以依照實際需求來設定最低的列印量（也可不設，印多少算多少），若超出列印張數，則會以超印的黑白與彩色張數來另行計價，另外依公司的印量需求設定，金儀也提供最低列印量的方案，彈性多元的租賃方案選擇歡迎電洽4128-566諮詢。

Step 4. 列印設備的挑選與品質檢核
透過洽談過程掌握公司的實際需求後，供應商就會進行設備的推薦，這裡金編也會建議採購人員，對於列印效果的溝通可以進一步提供檔案給供應商列印樣本作為參考，記得黑白與彩色都要一併索取。除了列印樣本外，也會建議企業採購可以預約原廠展示中心的體驗服務，進一步了解想要租賃的設備功能。

Step 5. 確認方案並進行簽約
確認設備與租賃方案後，即可由供應商擬定合約，確認合約內容無誤即可用印並同步確認企業內部的系統環境，包括電腦使用的 Windows 系統版本，相關 Server 的規格與網路設備的架構…等資訊，再約定裝機時間。

Step 6. 設備部署與後續教育訓練
除了硬體設備的安裝部署與功能測試，原廠認證的供應商也會依照公司規模與設備數量，來規劃對應的教育訓練，讓使用者快速熟悉初期導入設備的操作。

金儀提供完善教育訓練與售後服務，顧客可以下載行動客服App，線上報修、採購耗材便利又即時。或致電4128-566由專人為您服務。

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