ＯＡ大管家｜印量管理系統比較和重點解析

辦公室文件影列印，常常是行政工作者難以管控的作業。特別是當有人不小心下錯列印的文件，甚至本來要列印雙面，卻列印到單面，往往也造成文件輸出的浪費。除此之外，當機密文件輸出，需要進一步做管控時，又該如何進行呢？

金儀大管家提供您完整文件輸出規劃，將事務機加值搭配印量管理系統，讓文件輸出可以更有效管理，提升文件安全和便利性，為企業ESG加分

印量管理系統基本功能重點

過卡取件

使用者除了用帳號密碼登入外，也可以使用卡片認證，下列印後，需要感應卡片登入事務機後才能將文件取出，防止列印的文件被他人取走，避免資料外洩的情況。

漫遊取件

使用者在下列印後，可以在任何一台受管控的事務機上過卡取得文件，也就是說，如果一家公司有多層樓，每一層樓的事務機都有受到系統的管控，使用者就可以在任何一台設備過卡拿取文件，甚至是不同據點也可以做到連線，有效提升取件的便利性。

權限控管

管理者可以強制設定使用者輸出「黑白」、「雙面列印」及「浮水印」等功能，比如使用者是做單純的文字校稿，強制黑白及雙面列印可以避免彩色碳粉以及紙張的浪費，加上浮水印也能確保資訊安全。

文件瀏覽或變更輸入方式

過卡登入事務機可以選擇一次釋放列印，或刪除不需要的文件，且部分系統可以在事務機端個別調整文件色彩、輸出文件份數，及單／雙面等需求，就算誤植文件也能於事務機端修改設定，減少不必要的浪費。

專案計費

依據不同專案，個別計算張數及費用，方便管理者做分帳作業。使用者於事務機上操作影印及掃瞄作業，過卡後會跳出視窗提供選擇要計入費用的專案，明確計算各專案的張數費用，使用者也能在電腦端查閱列印紀錄，並編輯刪除。

綠色報表

管理者可以使用內建的綠色報告，自動計算每一位使用者的印量及碳排放量，提供內建及自定義報表，可以依據不同的條件一鍵撈取資料。

裝置管理

管理者可以批次管理多台影印機設備，部分系統也可同步管理印表機設備，解決部分因辦公設備品牌無法相容而需不同系統操作的問題，且提供AD／LDAP人員資料自動化同步更新。

歷史輸出

使用者下列印後，列印的資料會暫存於系統中，若需要提供文件給臨時增加的與會者，在登入設備後，可以直接透過事務機輸出已列印過的文件，不用再匆忙回到電腦前找檔案，提升會議進行的品質。

＊此功能可依需求開啟，檔案至多保留七天。

OCR辨識（搭配Konica Minolta LK-110v2套件）

當有一份文件需要做編輯，卻沒有原始的檔案可以修改時，可以透過OCR光學字元辨識，將檔案掃描轉換為可編輯的word檔，進行文件的編修，減少重新製作或手動輸入的繁瑣流程。

畫像紀錄

管理者可以設置機敏關鍵字詞，若使用影印、傳真、列印及掃描等方式輸出對應的關鍵字時，系統會自動發送警示給管理者，即時防護資料外洩，降低企業機密文件外洩危機及損失。

比較表格

本篇介紹的系統為

印量管理系統：
１．YSOFT SafeQ
２． MagicShow

文件資安系統：
１．SmartMonitor（需配合印量管理系統使用）

*此表格僅顯示部分功能比較，詳細內容請撥打4128-566或是底下留言。

結語

金儀提供OA大管家－印量管理系統，讓文件輸出管理獲得高效率和產出，也邁入ESG管理時代的趨勢。更多印量管理系統、事務機推薦請洽4128-566。